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Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés

Édifice Sun Life - Montréal, Québec

 

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. 

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com [http://www.bgo.com/] 

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

 

L’occasion : Sous l'autorité du Directeur Immobilier, le rôle principal de l’adjointe administrative consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat pour l’organisation et d’assurer la gestion des documents, la coordination avec les clients et les autres départements de service immobilier.

Heures de travail : Du lundi au vendredi : de 8 h à 16 h 30.

 

Ce que vous ferez :

SERVICES IMMOBILIERS :

• Fournir un support pour l’état des locaux des locataires (arrivés et départs)
• Inspection des locaux vacants
• Mise à jour de la plateforme Cambio (gestion données eco-énergetiques)
• Coordonner la cueillette pour déchets, recyclage, métal et compacteur
• Archivage des certificats
• Prise de photos et pesées pour les déchets non-standards (balance)
• Aider pour fermeture des bons de travail Angus pour l’entretien ménager
• Produire un rapport de facturation à la fin de chaque mois
• Création de bon de travail pour entretien ménager lorsque nécessaire
• Suivi et accompagnement de certains fournisseurs (avis aux locataires, planification, etc.)

Fonctions comptables :

• Traiter les factures pour l’immeuble assigné, notamment en les faisant correspondre aux bons de commande dans les délais prescrits
• Répondre aux demandes de paiement des fournisseurs et valider les relevés de compte
• Aider à la gestion des comptes débiteurs au besoin
• Traiter des relevés de transactions de carte de crédit
• Sauvegarder les factures reçues dans les répertoires appropriés

Fonctions administratives :

• Fournir un soutien au gestionnaire immobilier et au personnel de bureau

• Effectuer le suivi et la vérification de la conformité des certificats d’assurances des locataires

• Interagir, communiquer et correspondre de manière professionnelle et efficace avec tous les intervenants

• Participer à la saisie de certaines données liées au fonctionnement du bâtiment.

• Mise à jour et compléter les différents dossiers et rapports sous forme papier et électronique 

•  Maintenir et mettre à jour les informations des locataires 

• Maintenir et mettre à jour la liste des entrepreneurs approuvés et faire les suivis nécessaires.

• Participer à des projets spéciaux, à des événements organisés par les locataires et à d'autres fonctions de bureau, selon les besoins.

• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de durabilité environnementale, de responsabilité sociale et d'entreprise de BGO

• D'autres tâches et responsabilités qui peuvent être requises de temps à autre pour épauler la coordonnatrice, services immobiliers.

 

Votre identité :

• Minimum de 2 ans d’expérience connexe en administration;
• Études secondaires
• Une expérience dans le secteur des activités immobilières et de Yardi est un atout
• Compétences relationnelles – Être bilingue, capable de communiquer efficacement et de manière professionnelle, autant à l’oral qu’à l’écrit; être capable de développer et de maintenir des relations de travail positives et coopératives avec un public très varié; enthousiasme; et esprit d’équipe
• Compétences organisationnelles/capacité d’exécution de tâches multiples – Être capable d’utiliser son temps de manière efficace et de travailler sous pression; pouvoir répondre à des demandes de travail multiples et savoir décider de la priorité dans le cas de tâches concurrentes
• Compétences en informatique – Être en mesure de travailler avec Word et Excel à un niveau qui se situera entre le niveau intermédiaire et le niveau avancé. Facilité à apprendre à travailler avec des applications Web et informatiques multiples.
• Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

 

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. 

 

 

 

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Administrative Assistant, Tenant and Property Services

Sun Life Building - Montreal, Quebec

 

 

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.  

For more information, please visit www.bgo.com [https://can01.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Fwww.bentallgreenoak.com&data=02%7C01%7CCClement%40Bentallkennedy.com%7Cc5902b10540b42a7708a08d6f694d019%7Cf19bcb6f8f2e4f91a8edf1bad9f375c6%7C0%7C0%7C636967516336894786&sdata=e0NhND06zmBJUbw0Ct7b%2BE6LKKZCsQJSuymVvV7LOP4%3D&reserved=0]  

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

 

The Opportunity: Under the authority of the Real Estate Manager, the main role of the Administrative Assistant is to perform the various secretarial tasks for the organization and to ensure document management, coordination with clients and other real estate service departments. 

Working hours:   Monday to Friday: 8 a.m. to 4:30 p.m.

  

What You Will Do: 

REAL ESTATE SERVICES:

• Provide support for the condition of the tenants' premises (arrivals and departures)
• Inspection of vacant premises
• Update of the Cambio platform (eco-energy data management)
• Coordinate garbage collection, recycling, metal and compactor
• Archiving certificates
• Taking photos and weighing for non-standard waste (scale)
• Assist with closing Angus work orders for housekeeping
• Produce a billing report at the end of each month
• Creation of work orders for housekeeping when necessary
• Follow-up and support for certain suppliers (notice to tenants, planning, etc.)

Accounting functions:

• Process invoices for the assigned building, including matching them to purchase orders within the prescribed deadlines
• Respond to payment requests from suppliers and validate account statements
• Assist in the management of accounts receivable as required
• Process credit card transaction statements
• Save invoices received in the appropriate directories

Administrative functions:

• Provide support to the property manager and office staff

• Monitor and verify the compliance of tenants' insurance certificates

• Interact, communicate and correspond in a professional and effective manner with all stakeholders

• Participate in the entry of certain data related to the operation of the building.

• Updating and completing the various files and reports in paper and electronic form

•  Maintain and update tenant information

• Maintain and update the list of approved contractors and follow up as necessary.

• Participate in special projects, tenant-hosted events, and other office functions as required.

• Proactively adopt and support BGO's culture of environmental sustainability, social and corporate responsibility

• Other duties and responsibilities that may be required from time to time to support the Coordinator, Real Property Services.

 

Who You Are:  

• Minimum of 2 years of related experience in administration
• High school diploma or GED
• Experience in the real estate and Yardi business industry is an asset
• Interpersonal Skills – Be bilingual, able to communicate effectively and professionally, both orally and in writing; be able to develop and maintain positive and cooperative working relationships with a wide variety of audiences; enthusiasm; and team spirit
• Organizational Skills/Multi-Tasking – Ability to use time effectively and work under pressure; ability to respond to multiple work requests and know how to prioritize concurrent tasks
• Computer Skills – Be able to work with Word and Excel at a level that will be between intermediate and advanced levels. Ease in learning to work with multiple web and computer applications.
• Police Clearance – A criminal verification check is required for employment.

 

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.   

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com [accessibility@bentallgreenoak.com] and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.   

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.