Description complète du poste

Tu es une personne dynamique, organisée et proactive ?

Tu aimes l’immobilier commercial et tu as envie de contribuer concrètement au succès d’une équipe avec tes talents administratifs ?

On veut te rencontrer.

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) pour soutenir notre directrice de la location commerciale et jouer un rôle clé dans la gestion des dossiers, la conformité, les suivis de baux, les communications et la visibilité de nos immeubles.

Ce que tu feras au quotidien Soutenir la gestion administrative des dossiers de location commerciale Assurer des suivis rigoureux (baux, renouvellements, conformité OACIQ) Participer aux communications et initiatives marketing Être un point central de coordination entre les équipes internes, courtiers et partenaires Contribuer à l’amélioration continue des processus

Le profil que nous recherchons Excellentes capacités organisationnelles, rédactionnelles et communicatives Autonomie, rigueur et sens des priorités Intérêt marqué pour l’immobilier commercial À l’aise avec les outils informatiques et les suivis administratifs Envie de t’impliquer, d’apprendre et de faire une réelle différence

Pourquoi te joindre à nous Un environnement professionnel, collaboratif et stimulant Des responsabilités variées et une réelle autonomie La possibilité de contribuer activement à la croissance de l’entreprise

Intéressé(e) ? Fais-nous parvenir ta candidature et viens mettre ton talent au service d’une équipe passionnée par l’immobilier commercial.

Raison d’être du poste Le(la) coordonnateur(trice) administratif(ve) soutient la directrice de la location commerciale dans la gestion opérationnelle, la conformité réglementaire, le suivi informatique des baux, les communications marketing et la coordination des parties prenantes, afin d’optimiser la performance, la conformité OACIQ et la qualité de service.

Responsabilités et objectifs

1. Conformité (OACIQ) Mettre à jour et maintenir les procédures internes conformément à la réglementation OACIQ

2. Rapports informatiques et suivi des baux Assurer le suivi et l’application des augmentations de loyer par IPC pour tous les dossiers concernés, dans les délais requis Suivre les renouvellements de baux et assurer les suivis nécessaires Mettre à jour les tableaux opérationnels mensuellement Coordonner les signatures électroniques et physiques et assurer le suivi des documents manquants Faire le lien avec la gestion immobilière, la comptabilité et la construction pour assurer la fluidité des dossiers

3. Marketing et visibilité Mettre à jour, qualifier et enrichir la base de données via Sales Navigator Déployer et suivre un calendrier d’envoi aux courtiers Mettre en valeur les locataires et les immeubles en planifiant au moins 1 publication par mois en mettant en valeur les locataires et immeubles Améliorer l’expérience client avec la Directrice Location et la Directrice Marketing

4. Performance Appuyer la directrice dans la préparation de suivis et rapports de performance (rapport de marché, rapports mensuels, rapports trimestriels).

5. Facturation Assister dans le suivi des factures liées aux dossiers de location (calculs, vérifications, présentation et approbation, préparation des factures, documentation et classement dans la GED)

6. Communication et coordination Assurer un délai de réponse rapide aux demandes entrantes (internes et externes) Assurer la bonne transmission de l’information aux équipes internes

7. Organisation et événements · Coordonner la logistique liée à certaines rencontres clients, visites, événements ou initiatives de visibilité · Soutenir l’organisation d’initiatives de réseautage ou d’activités de marketing (envoi, invitations, suivis)

Profil recherché Formation et expérience Diplôme en administration, gestion, marketing ou domaine connexe. 3 à 5 ans d’expérience pertinente (immobilier commercial ou services professionnels, un atout). Connaissance de la réglementation OACIQ (un atout).

Compétences techniques Excellente maîtrise de Excel/Google Sheets (tableaux de bord, suivis). Aisance avec Teams et outils numériques (Sales Navigator, outils marketing). Capacités rédactionnelles en français et en anglais Habiletés de communication avec des interlocuteurs variés en français et en anglais

Compétences comportementales Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités. Autonomie et proactivité. Excellent service client et communication. Discrétion et sens de la conformité.

Conditions · Poste hybride / présentiel · 3 semaines de vacances par année · Contribution REER après la probation sur une base volontaire · 37.5h / semaine

Type d'emploi : Temps plein, Permanent