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Adjoint(e) administratif(ve

) À propos de cette opportuni téCette opportunité fait partie de Systemex Automation (SA

). SA est une firme d’ingénierie et d’intégration en automatisation qui livre des solutions innovantes pour les secteurs manufacturier, de l’automatisation d’entrepôts et des procédés industrie ls.Notre équipe multidisciplinaire combine une expertise en automatisation, robotique, génie électrique, génie mécanique, développement logiciel et intégration de systèmes afin de livrer des solutions clés en ma in.Notre travail couvre cinq grands domaine s :Projets sur mes ureSolutions de cellules modulaires automatisées standa rdsAutomatisation d’entrep ôtsServices et produits logici elsSolutions numériques industriel

les Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour appuyer les opérations quotidiennes du bureau et offrir un soutien administratif, logistique et financier à plusieurs départements. Relevant de la direction des finances, cette personne contribuera à assurer l’efficacité des processus internes, l’exactitude des dossiers et la bonne coordination des activités de bureau, de projet et de comptabil

ité. Principales responsabi litésGérer l’administration quotidienne du bureau, les fournitures, l’équipement, les cartes professionnelles et la coordination avec les fourniss eurs.Coordonner les déplacements, l’hébergement, la logistique, les projets spéciaux, les salons professionnels et les activités du perso nnel.Créer, mettre à jour et maintenir les dossiers, fichiers, documents, procédures et documents internes de l’entrep rise.Créer et fermer les projets dans le système ERP, assurer l’exactitude des données et soutenir la saisie de données financi ères.Répondre aux appels entrants, aux demandes générales et agir comme personne-ressource pour les politiques et procédures administrat ives.Préparer des lettres, rapports, présentations et autres documents à l’aide de Microsoft 365.Soutenir les finances, l’approvisionnement et les autres départements, notamment pour les rapports de dépenses, bons de commande, factures et dépenses administrat ives.Participer aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, aux suivis avec les fournisseurs, à la documentation de fin de mois, aux rapports et au classement des dossiers financ

iers. Qualifications re quisesDiplôme d’études postsecondaires en administration, comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine co nnexe.3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif, commis comptable, coordination de bureau ou dans un rôle simi laire.Expérience avec les comptes fournisseurs, la gestion des dépenses, les principes comptables de base et les systèmes ERP; Maestro est un atout.Excellente maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Word et Ou tlook.Excellent sens de l’organisation, souci du détail, service à la clientèle et la capacité de gérer plusieurs priorités et de faire preuve d’initi ative.La maîtrise du français est obligatoire. La maîtrise de l’anglais est également requise afin de communiquer efficacement avec la clientèle interne et les partenaires situés à l’extérieur du Q

uébec. Les avantages que nous offrons comme employeur d e choixFlexibilité au travail, incluant des horaires flexibles et le télét ravail;Rémunération concurrentielle, assurances, compte de dépenses santé, télémédecine et REER col lectif;Développement professionnel et soutien, incluant la formation via le LMS, le remboursement de l’adhésion à un ordre professionnel et le remboursement des bottes de sé curité;Un environnement de travail accueillant avec bornes de recharge pour véhicules électriques, club social, événements BBQ, espace café, rangement intérieur et extérieur pour vélos et activités sportives sur place.----------------------------------------------------------------------- -------Administrative As

sistant About This Opp ortunityThis opportunity is part of Systemex Automati

on (SA). SA is an engineering and automation integration firm delivering innovative solutions for manufacturing, warehouse automation, and industrial process in

dustries. Our multidisciplinary team combines expertise in automation, robotics, electrical engineering, mechanical engineering, software development, and systems integration to deliver turnkey solutions.Our work spans five key areas:Custo m ProjectsStandard Automated Modular Cell SolutionsWarehouse AutomationSoftware Services & ; ProductsIndustrial Digital

Solutions We are looking for an Administrative Assistant to support daily office operations and provide administrative, logistical, and financial support across multiple departments. Reporting to the Finance Director, you will help ensure smooth internal processes, accurate records, and efficient coordination of office, project, and accounting

activities. Main Resp onsibilitiesManage daily office administration, supplies, equipment, business cards and vendor c oordination.Coordinate travel, accommodations, logistics, special projects, trade shows and empl oyee events.Create, update and maintain company records, files, documents, procedures and interna l materials.Create and close projects in the ERP system, maintain data accuracy and support financial data entry.Answer incoming calls, respond to general inquiries and act as a resource for administrative policies and procedures.Prepare letters, reports, presentations and other documents using Mi crosoft 365.Support finance, procurement and other departments, including expense reports, purchase orders, invoices and administrati ve expenses.Assist with accounts payable, accounts receivable, supplier follow-ups, month-end documentation, reporting and proper filing of financ

ial records. Required Q ualificationsPost-secondary diploma in administration, accounting, finance, business administration or a r elated field.3 to 5 years of experience in administrative support, accounting clerk, office coordination or a similar role.Experience with accounts payable, expense management, basic accounting principles and ERP systems; Maestro is an asset.Strong proficiency with Microsoft 365, especially Excel, Word and Outlook.Excellent organization, attention to detail, customer service and the ability to manage multiple priorities and tak e initiative.Proficiency in French is mandatory. Proficiency in English is also required in order to communicate effectively with internal clients and partners located outsi

de of Quebec. The Benefits We Offer as an Empl oyer of ChoiceWork flexibility, including flexible hours an d remote work;Competitive compensation, insurance, health spending account, telemedicine, a nd group RRSP;Professional development and support, including training through the LMS, professional order membership reimbursement, and safety boot reimbursement;A welcoming work environment with electric vehicle charging stations, a social club, BBQ events, coffee area, indoor and outdoor bike storage, and on-site spor

ts activities.