Nous souhaitons actuellement combler un poste permanent en soutien administratif au sein de notre compagnie. La personne s’assurera d’offrir un support administratif à l’équipe de la vice-présidence des services hôteliers. Elle collabore avec l’équipe pour soutenir la gestion des projets et sous-projets, des travaux supplémentaires, des outils de communications et elle apporte un support constant aux responsables de projet. Elle agit également comme agent de liaison avec les services de comptabilité des différents clients. DOCUMENTATION Préparation de commandes d’équipements et matériel, routes de travail, calendrier des travaux périodiques, feuilles de temps. Avenants au contrat et ajustements à la facturation selon les différentes échéances Préparation des soumissions (calculs) Rédaction d’offres de service aux clients (textes) et envois au client Gestion de la facturation Facturation par saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances Facturation par extraction des heures travaillées Respect des délais de fermetures comptables Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle Indexation annuelle des contrats selon les conditions Participation aux analyses de résultats financiers Suivi de comptes à recevoir Facturation des travaux, projets et sous-projets

GESTION DES BUDGETS Saisie et approbation des commandes de matériel Demande de renseignements auprès de fournisseurs Suivi des budgets de matériel Préparation de documents de suivis et de contrôle tels que : formulaires de commandes, tableaux, listes, formulaires, contrôle de productivité, etc. Vérification des feuilles de temps : codes d’employés, fonction, sous-projet, code d’activité Vérifications de composantes d’états financiers pour analyses

SUPPORT CLÉRICAL Rédaction de communications français et anglais Support informatique au besoin (ex. Azur, Excel, traitement de texte) Préparation de lettres/courriels aux clients Compilation des données et compléter divers rapports Excel Création diverses présentations à l’aide de PowerPoint Convocations, préparation, réservation pour des réunions et rédaction de comptes-rendus

GESTION DES COMMUNICATIONS Création et mise à jour des ressources internes et externes dans Azur Création et mise à jour de contacts Outlook Suivi et mise à jour des activités de promotion (anniversaire client, offres, anniversaire contrat, etc.) Toute autre tâche de soutien administratif

FORCES REQUISES Solides connaissances de la suite Microsoft Windows Bilinguisme anglais-français. La maîtrise de d’autres langues constitue un atout Habilités pour la communication verbale 1 an d’expérience dans un rôle similaire Formation en comptabilité constitue un atout Connaissance du milieu hôtelier constitue un atout Aptitudes marquées pour le service à la clientèle

CE QUI EST OFFERT Un environnement de travail stimulant et enrichissant Une opportunité de progression au sein de la compagnie Un horaire flexible de 35 heures / semaine du lundi au vendredi Un contexte hybride incluant du télétravail Des avantages sociaux; jours de maladie, assurances groupe, 3 semaines de vacances