Payroll Administrator

Job summary

Manage Canadian and U.S. payroll, including Québec, and support payroll reconciliations, year-end activities, benefits administration, employee inquiries, and HR administration. Coordinate an offshore AP/AR team and work with Finance, HR, payroll providers, and other stakeholders to ensure accurate, timely information and improve processes.

Job details

Fully Remote | Canada We are partnering with a growing Canadian organization with operations across Canada and the United States to recruit a Payroll Administrator. This is a hands-on role combining Canadian and U.S. payroll administration with broader HR support and oversight of certain transactional finance activities. Working closely with Finance and HR, the Payroll Administrator will help ensure payroll accuracy, support employees and coordinate with an offshore AP/AR team. The position is fully remote and is well suited to someone who is autonomous, highly organized and comfortable working in a growing environment where processes continue to evolve. Responsibilities Manage and coordinate payroll activities across Canada and the United States, including Québec. Process and validate employee changes, including new hires, terminations, compensation changes, bonuses, leaves and other payroll adjustments. Review payroll information and reconciliations to ensure accuracy and resolve discrepancies. Support year-end payroll activities and required documentation. Coordinate with external payroll providers and internal stakeholders as required. Support employee benefits administration and payroll-related inquiries. Maintain accurate employee information and documentation within HR and payroll systems. Support broader HR administration, including onboarding, offboarding and employee changes. Oversee and coordinate AP/AR activities performed by an offshore team in India, ensuring appropriate follow-up, accuracy and communication with the Canadian business. Identify opportunities to improve payroll, HR and administrative processes. Work closely with Finance and HR to ensure information is accurate, complete and delivered on time. Profile Solid hands-on experience with Canadian payroll, including Québec. Experience supporting or administering U.S. payroll. Good understanding of payroll compliance, deductions, taxable benefits and employee changes. Experience with payroll reconciliations and year-end activities. Exposure to benefits and HR administration. General understanding of accounts payable and accounts receivable. Comfortable coordinating work with remote or offshore teams. Strong attention to detail and ability to work with confidential information. Highly autonomous and comfortable managing priorities in a fully remote environment. Strong Excel skills. Payroll certification or related training is an asset. Bilingual in French and English, with the ability to communicate effectively with employees, colleagues and external partners across Canada and the United States. Work Environment 100% remote. Full-time, permanent position. Growing North American organization. Exposure across Canadian and U.S. operations. Collaborative role working across Finance and HR. Autonomous environment with the opportunity to contribute to process improvement. Administrateur(trice) de la paie 100 % télétravail | Canada Nous accompagnons une entreprise canadienne en croissance, présente au Canada et aux États-Unis, dans le recrutement d'un(e) Administrateur(trice) de la paie. Il s'agit d'un rôle concret et polyvalent combinant l'administration de la paie canadienne et américaine, du soutien aux opérations RH ainsi que la supervision de certaines activités transactionnelles en finance. En étroite collaboration avec les équipes Finance et RH, la personne contribuera à assurer l'exactitude de la paie, à soutenir les employés et à coordonner les activités d'une équipe AP/AR située en Inde. Le poste est entièrement en télétravail et conviendra particulièrement à une personne autonome, très organisée et à l'aise dans un environnement en croissance où les processus continuent d'évoluer. Responsabilités Gérer et coordonner les activités de paie au Canada et aux États-Unis, incluant le Québec. Traiter et valider les changements aux dossiers employés, incluant les embauches, départs, changements de rémunération, bonis, congés et autres ajustements de paie. Réviser les données et conciliations de paie afin d'en assurer l'exactitude et résoudre les écarts. Participer aux activités de fin d'année et à la préparation de la documentation requise. Coordonner les activités avec les fournisseurs externes de paie et les différentes parties prenantes internes. Soutenir l'administration des avantages sociaux et répondre aux questions liées à la paie. Maintenir l'exactitude des informations et de la documentation des employés dans les systèmes RH et de paie. Soutenir l'administration RH, notamment l'intégration, les départs et les changements aux dossiers employés. Superviser et coordonner les activités de comptes fournisseurs et comptes clients (AP/AR) effectuées par une équipe située en Inde, en assurant le suivi, l'exactitude et la communication avec l'organisation canadienne. Identifier des occasions d'améliorer les processus de paie, RH et administratifs. Collaborer étroitement avec les équipes Finance et RH afin d'assurer une information complète, exacte et livrée dans les délais. Profil recherché Solide expérience pratique en paie canadienne, incluant le Québec. Expérience en soutien ou en administration de la paie américaine. Bonne compréhension de la conformité en matière de paie, des déductions, des avantages imposables et des changements aux dossiers employés. Expérience avec les conciliations de paie et les activités de fin d'année. Expérience en administration des avantages sociaux et en soutien RH. Bonne compréhension générale des comptes fournisseurs et des comptes clients. À l'aise de coordonner le travail d'équipes à distance ou à l'international. Grande rigueur et capacité à traiter de l'information confidentielle. Très autonome et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement entièrement à distance. Bonne maîtrise d'Excel. Une certification en paie ou une formation connexe constitue un atout. Bilingue français et anglais, avec la capacité de communiquer efficacement avec des employés, collègues et partenaires externes au Canada et aux États-Unis. Environnement de travail 100 % télétravail. Poste permanent à temps plein. Organisation nord-américaine en croissance. Exposition aux opérations canadiennes et américaines. Rôle collaboratif travaillant avec les équipes Finance et RH. Environnement autonome permettant de contribuer à l'amélioration des processus.

What you’ll do

Manage Canadian and U.S. payroll, including Québec, and support payroll reconciliations, year-end activities, benefits administration, employee inquiries, and HR administration. Coordinate an offshore AP/AR team and work with Finance, HR, payroll providers, and other stakeholders to ensure accurate, timely information and improve processes.

Requirements

Requires hands-on Canadian payroll experience, including Québec, and experience supporting or administering U.S. payroll, with knowledge of compliance, deductions, taxable benefits, reconciliations, and year-end activities. Candidates should also have benefits and HR administration exposure, general AP/AR knowledge, strong Excel skills, attention to detail, autonomy, remote-team coordination experience, and French-English bilingual communication ability; payroll certification or related training is an asset.

Listed skills

• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Canadian Payroll Administration
• Québec Payroll
• U.S. Payroll Administration
• Payroll Compliance
• Payroll Reconciliation
• Year-End Payroll Processing
• Benefits Administration
• Human Resources Administration
• Accounts Payable
• Accounts Receivable
• Excel
• Process Improvement
• Remote Team Coordination
• Confidential Information Handling
• Attention to Detail
• French-English Communication

Job areas

• Human Resources
• Finance & Accounting
• Administrative