Accounts Administrator (Place Rosemere)

February 21 2021
Categories Account receivables, Accounting clerk, Accounting, Finance, Credit, Collections
Rosemere, QC

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Accounts Receivable
Performs a variety of Accounts Receivable functions for a specified portfolio of properties including rent collection, calculating/collecting percentage rent, etc., to ensure the timely collection of various types of revenue.

2. Cash Receipts and Short-Term Lease Input
May be required to input cash receipts and other revenue related figures into YARDI, as well as short-term lease information, to maintain a record of receivables information and transactions.

3. Collections
Coordinates with tenants on a regular basis to reconcile outstanding accounts or to resolve rent related issues, ensuring that outstanding rent is collected in a timely manner and any issues that arise are resolved.

4. Accounts Receivable and Rent Roll Reporting
Completes a wide range of reporting functions including monthly sales figures, income/revenue variance reports, occupancy/vacancy reporting, sections of the monthly managers report, etc., to provide management with resources that can be relied upon for decision making purposes.ae.g. Communicates regularly with tenants to provide them with information on contentious issues or billing issues. Receive, log and code tenant payment (rental checks, ect.) daily. Maintain post dated check-ensuring timely follow up and processing. Prepare, process and make daily bank deposit. Prepare and process EFT bank deposit/statement and send to Accounting supervisor. Daily checks on EFT bank statement for any transaction’s details (NSF-stop payment) and notifies Accounting supervisor. Process NSF checks, ensuring administration fees are charges in accordance with company policies. Reviewing/reconciling tenant and non tenant A/R billings report and prepare tenant letter and statement with regular follow up. Liaison with management on collection issues, assist as necessary in the preparation of default notice. Regular contact with tenants/accounting department and give information for any disputing issues or tenant invoices issues.

5. General Administrative Duties
Updates monthly and quarterly reports as well as updated rental sections. Keeps track of lease summaries and any other legal document. Prepares documents when opening or closing businesses. Prepare rental letters sent to new tenants with their account statements (e.g. electricity costs), if necessary. Prepares installment rent letters to tenants monthly. Reviews and updates the monthly traffic report. Provides administrative support, such as maintaining the filing system of all documents related to the collection of accounts receivable and all rental documents. l. Update monthly, quarterly reports, business plan. Prepare and update fact sheet and Leasing sections for MMR. Follow up of lease summary and all legal documents. Follow up of lease profile for signature and filling. Prepare and complete documents (Tenant vacant form- Tenant fixture and open for business to be sent to HO). Prepare rental letters to new tenant with statement of account (electricity charges), if necessary. Prepare on a monthly basis step rent letters to tenant. Review/update monthly traffic count. Provide and follow up of administrative support (maintains filing system of all documents related to the collection of account receivable, filing of all lease document and correspondence as required). Translation of correspondence and email (Retail Manager). Update I pad initiative (MMR, Traffic count, Sales report). Update Tenant listing brochure. Update Special Clauses binders. Update Canadian Directory of shopp

Assist Retail Manager and General Manager, with day to day administrative assignments. Any other job-related duties and/or projects that may be assigned.

Minimum Requirements

Skills, Knowledge, Experience and Education

  • College or bachelor’s degree in a related field (Commerce, Business Administration, etc.)
  • 2 years of relevant Real Estate Experience
  • Knowledge of basic accounting principles
  • Intermediate to advanced working skills in MS Office applications.Core Competencies
  • Strong organizational skills
  • Ability to handle confidential information
  • Strong analytical skills
  • Excellent communication skills (both written and verbal).

Additional Requirements

  • Knowledge of YARDI is an asset.

Responsabilités et fonctions

1. Comptes clients
Effectue une diversité de fonctions liées aux comptes clients pour un portfolio de propriétés spécifique, dont la perception des loyers et le calcul des loyers en pourcentage, afin d'assurer la perception de divers types de revenus en respectant les délais.

2. Encaissements et revenus des locations à court terme
Peut être amené à saisir des encaissements, d'autres montants liés aux revenus et les informations sur les locations à court terme dans YARDI afin de tenir un registre des informations et des transactions portées aux comptes clients.

3. Perception
Coordonne avec les locataires sur une base régulière pour réconcilier les comptes en souffrance ou pour résoudre les problèmes liés aux loyers, en veillant à ce que les loyers échus soient perçus dans des délais raisonnables et à ce que tout autre point litigieux soit résolu. Assure le suivi avec la direction sur les problématiques de recouvrement et participe, si nécessaire, à la préparation des avis de défaut de paiement. Maintient un lien constant entre les locataires et le service de la comptabilité, et informe son supérieur de tout litige ou de tout problème relatif aux factures des locataires.

4. Production de rapports - comptes clients et registre des loyers
Remplit un large éventail de fonctions liées à la production de rapports, notamment sur les ventes mensuelles, les écarts de revenus, les taux d'occupation, certaines sections du rapport mensuel des directeurs, etc. Reçoit, enregistre et code les paiements de locataires (ex. chèques de loyer) quotidiennement. Assure le suivi et le traitement des chèques postdatés dans les délais impartis. Prépare, traite et effectue des dépôts bancaires quotidiens. Prépare et traite les dépôts et les relevés bancaires et les transmet au superviseur de la comptabilité. Vérifie quotidiennement le relevé bancaire afin de détecter les anomalies de transaction (par exemple, arrêt de paiement pour chèques sans provision) et en avise son superviseur. Traite les chèques sans provision, en s'assurant que les frais administratifs soient facturés conformément aux politiques de l'entreprise. Communique régulièrement avec les locataires pour leur donner des renseignements sur les problèmes litigieux ou problèmes de facturation.

5. Fonctions administratives courantes
Actualise les rapports mensuels et trimestriels ainsi que la mise à jour des sections sur la location. Assure le suivi des résumés de bail et de tout autre document à caractère légal. Prépare les documents lors de l’ouverture ou fermeture des commerces. Prépare les lettres de location envoyées aux nouveaux locataires avec leurs relevés de compte (ex. : frais d'électricité), si nécessaire. Prépare, sur une base mensuelle, les lettres de loyer échelonné aux locataires. Examine et actualise le bilan mensuel du trafic. Fournit un soutien administratif, tel que le maintien du système de classement de tous les documents liés au recouvrement des comptes clients et de tous les documents de location. Assiste le directeur commercial et le directeur général dans leurs tâches administratives quotidiennes et dans toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

exigences

Connaissances, expérience et éducation

  • DEC ou BAC dans un programme relié (Administration des affaires, Gestion de commerce, etc.)
  • 2 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’immobilier
  • Connaissance des principes de base de la comptabilité
  • Bonne connaissance des applications de la suite MS Office

Compétences clés

  • Solides compétences organisationnelles
  • Capacité à traiter des informations confidentielles
  • Solides compétences analytiques
  • Excellentes aptitudes pour la communication (écrite et orale)

exigences supplémentaires

  • Connaître YARDI est un atout

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