Adjoint(e) administratif(ve) et commis comptable

Job summary

Prepare and record sales and supplier invoices, reconcile credit card transactions, process employee expense reimbursements, send customer statements, and support accounts payable and receivable follow-ups. Provide general office and administrative support, maintain records and tracking files, coordinate meetings and documents, and assist with required CCQ and RBQ reports.

Job details

DESCRIPTION DU POSTE Sous la supervision de la responsable de la comptabilité, vous jouerez un rôle important dans le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux et dans le soutien administratif des différentes entreprises du Groupe Malco. Le poste sera réparti plus ou moins également entre des tâches comptables et des tâches administratives, selon les besoins de l’entreprise. Vous participerez notamment à la facturation, aux comptes fournisseurs, aux suivis administratifs et comptables ainsi qu’à différentes tâches liées au fonctionnement du bureau. Il s’agit d’un poste polyvalent qui pourra évoluer avec le temps. Selon vos aptitudes, vos intérêts et les besoins de l’entreprise, de nouvelles responsabilités pourront progressivement vous être confiées. Rôle et responsabilités – Soutien à la comptabilité Préparer et comptabiliser les factures de ventes; Comptabiliser les factures fournisseurs; Numériser, classer et assurer le suivi des factures, bons de commande et pièces justificatives; Effectuer le traitement et la conciliation des transactions des cartes de crédit; Préparer les remboursements de dépenses des employés; Préparer et envoyer les états de compte aux clients; Effectuer certains suivis liés aux comptes clients et fournisseurs; Préparer les rapports et documents requis pour la CCQ et la RBQ; Soutenir la responsable de la comptabilité dans différentes tâches courantes. Rôle et responsabilités – Administration générale Accueillir les visiteurs, fournisseurs et candidats au bureau; Répondre aux appels et aux courriels généraux et les acheminer aux bonnes personnes; Préparer, classer et mettre à jour différents documents et dossiers; Maintenir à jour certains fichiers de suivi liés aux employés, projets, clients et fournisseurs; Soutenir la coordination de réunions et la préparation de documents; Effectuer différents suivis auprès des clients, fournisseurs et employés; Soutenir les membres de l’équipe dans leurs besoins administratifs; Participer à l’amélioration et à l’organisation des processus administratifs; Prendre progressivement en charge de nouvelles responsabilités selon les besoins de l’entreprise. PROFIL RECHERCHÉ DEP ou DEC en comptabilité, bureautique, administration ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente; Expérience pertinente en administration, comptabilité ou dans un poste similaire; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, Outlook et Word; Connaissance du logiciel comptable Avantage, un atout; Expérience dans le domaine de la construction, un atout; Excellent sens de l’organisation, minutie et souci du détail; Autonomie, débrouillardise et fiabilité; Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément; Facilité à communiquer avec les clients, fournisseurs et membres de l’équipe; Discrétion et professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels; Bonne maîtrise du français parlé et écrit; Anglais parlé et écrit, un atout. CE QUE NOUS OFFRONS Salaire de 50 000 $ à 60 000 $ par année, selon l’expérience; Poste permanent à temps plein; Horaire de jour, du lundi au vendredi; 4 semaines de vacances correspondant aux vacances de la construction; Stationnement sur place; Un poste polyvalent offrant de l’autonomie et des responsabilités variées; Un environnement de travail dynamique et collaboratif; Des possibilités de développement professionnel; La possibilité de faire évoluer le poste et de prendre davantage de responsabilités avec le temps; L’occasion de joindre une entreprise québécoise qui célèbre ses 10 ans et qui poursuit sa croissance. Joignez-vous à Groupe Malco Nous recherchons une personne organisée, polyvalente et débrouillarde qui souhaite occuper un rôle concret dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Si vous aimez autant travailler avec les chiffres que participer à l’organisation et au soutien d’une équipe, nous aimerions vous rencontrer. Pour postuler, veuillez envoyer votre C.V. à francis@malcoelectrique.com Groupe Malco souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

What you’ll do

Prepare and record sales and supplier invoices, reconcile credit card transactions, process employee expense reimbursements, send customer statements, and support accounts payable and receivable follow-ups. Provide general office and administrative support, maintain records and tracking files, coordinate meetings and documents, and assist with required CCQ and RBQ reports.

Requirements

A DEP or DEC in accounting, office administration, business administration, or a related field is requested, or equivalent experience; relevant experience in administration, accounting, or a similar role is also sought. Candidates should be proficient with Microsoft Office, especially Excel, Outlook, and Word, and demonstrate organization, accuracy, autonomy, reliability, multitasking, discretion, and strong spoken and written French; Avantage software, construction experience, and English are assets.

Benefits

• Four Weeks Of Vacation • On-Site Parking • Professional Development Opportunities • Autonomy And Varied Responsibilities

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• Communication · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Accounts Payable
• Accounts Receivable
• Sales Invoicing
• Invoice Processing
• Credit Card Reconciliation
• Expense Reimbursements
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Document Management
• Administrative Support
• Organization
• Attention To Detail
• Multitasking
• Communication
• Confidentiality

Job areas

• Finance & Accounting
• Administrative
• Construction